最近のセッションで、あるチームが「チェックイン」を始める際、コミュニケーションの問題について話し始めました。
少し変に感じました。
というのも、会社の全員が会議テーブルを囲んで座っている状況だったからです。
毎日顔を合わせている人たちがどうして効果的にコミュニケーションできないのでしょう？
時間が経つにつれて、私はそのチームが「優しさ」の病にかかっていることに気付きました。
コミュニケーションの失敗
営業の席にいる人（仮にジムとしましょう）は、財務の席にいる人（仮にボブとしましょう）から情報が必要です。
ジムはボブにリクエストをします。
「大事なプレゼンのために数字が必要なんだけど、君も忙しいだろうから急がなくていいよ。」
ジムが本当に言いたかったのは、「急がなくていいけど、プレゼン準備のために木曜日までに欲しい」という意味でした。
しかしボブは、「急ぎでない」と受け取り、他の仕事を優先させます。
フォローアップもリマインダーもないまま、ボブはそのリクエストを忘れてしまいます。
そして突然、木曜日の夜にジムはプレゼンに必要な情報がないことに気付きます。
彼はボブに対して不満を募らせ、そのことをボブに伝えます。
しかしボブは「急ぎでない」と聞いていたため、戸惑っています。
職場や家庭でこういうこと、何度も経験したことはありませんか？
優しさの病はどう始まる？
時には、相手に優しくすれば役に立つと思うことがあります。
しかし実際には、自分の不快感を避けたり、相手に好かれたいだけかも知れません。
「優しさの病」は多くのコミュニケーションの問題の根源です。
それが原因でリクエストやフィードバックがあいまいになり、優柔不断な対応になりがちです。
- 例えば、ジムが優しさを見せようと言った「急がなくていい」の本当の意味がボブには伝わりませんでした。さらに、ジムは緊急状態になる前にフォローアップをしませんでした。また、ボブもジムに期限についての確認をしませんでした。これらは典型的な優しさの病の症状です。
- 別の例では、誰かがある仕事の締め切りを逃した場合、もっともらしい理由を挙げることがあります。ビジネスに悪影響があっても、皆がその理由を受け入れると、優しさの病が発生します。
- 最後の例として、新しいチームメンバーがある問題に対して解決策を提案しますが、あなたはその方法が前の職場で無残に失敗したのを見ていたとします。あなたは過去の経験や学んだ教訓を共有せずに、優しさの病に囚われて何も言わずにいます。
優しさの病を治す方法
優しさの病の治療法は「率直さ」です。
同僚に率直であることは、最初はそう感じられなくても、非常に自己犠牲的な行為です。
対立を避けたいという自己中心的な願望を手放し、他者のニーズを優先することが求められるからです。
ここでは、優しさの病が現れたときの解決方法をいくつか紹介します。
- 明確なリクエストをする
誰かに何かを頼むときは、タスクを定義し、そのタスクの担当が適切かを確認し、完了期限を伝えましょう。ジムであれば、「ボブ、木曜日の午後2時までにプレゼンのための数字が欲しい」と言うべきです。
相手が忙しいかどうかをあなたが判断する必要はありません。しかし、必要なことを適切な人に頼むことはあなたの責任です。そして、相手は、あなたが示した明確な期限内でタスクを完了するか、他の期限について交渉する責任があります。 - 担当者に責任を持たせる
タスクの担当者が締め切りに間に合わなかった場合、言い訳を受け入れるのではなく、他の人が担当者に責任を持たせる必要があります。
明らかに問題がある場合に「大丈夫です」と言うのではなく、チームメンバーは担当者に「何があったんですか？」と尋ねるべきです。なぜそのタスクが優先されなかったのかを確認しましょう。
この会話では、問題について話し、個人を攻撃しないように注意してください。人には優しく、問題には厳しく接しましょう。 - 率直で誠実なフィードバックを提供する
チームの意思決定に影響を与える情報をあなたが持っていながら、それを共有しない場合、その自己中心的な行動によりチームは失敗に向かって進むことになります。「反対意見を言う不快感」に慣れ、ディスカッション中に率直で誠実なフィードバックを提供しましょう。
あなたの懸念や経験を共有することで、チームは計画を修正したり取りやめたりする時間を持つことができ、時間やコスト、そして多くのストレスを節約できます。
まとめ
優れたリーダー、マネージャー、チームメンバーになるためには、他者に真実を伝えるための思いやりが必要です。
「優しさの病」は凡庸さを生み出し、明確さはチームがより迅速に重大な問題を解決するための愛の言語です。
チームが率直で誠実な会話を通じて明確さを高めると、自然と成長志向の組織へと導かれていきます。