多くの会議は生産的ではありません。
大半は実質的な価値を生み出せていません。
経営チーム、部門、マネジメントレベルで効果的な会議を運営するためには、戦略的な意思決定、問題解決、方向性の一致を促進する必要があります。
しかし、本当に多くの会議は構造化されていない議論、日常的な状況報告のみ、あるいはさらに悪いことに、生産性の低下へと変質してしまいます。
非生産的な会議は時間を無駄にするだけでなく、注意を散漫にし、集中力を低下させ、明確な成果をもたらしません。
専門家の90%以上がオンライン会議中にマルチタスク（内職）をしていることを認めており、これは会議の失敗を表しています。
注意を引きつけることや意味のある成果を生み出すことができていない証拠なのです。
その結果？
チームは決断を下したり次のステップを決めることなく会議を後にします。
意思決定者、業界の専門家、部門トップが集まる時、その時間は高い価値を発揮し成果志向であるべきであり、堂々巡りの議論をするだけの場であってはなりません。
ビジネスコーチにとしては、組織の会議を生産的で結果志向のセッションに変革することをサポートしないといけません。
実行力と効率性の大きな改善を実現させないとなりません。
定例会議が測定可能な成果を生み出さなかったり、ビジネスを前進させていなかったりする場合は、その構造と目的を見直し、効果的な会議に変革する時です。
ほとんどの会議が失敗する理由
会議はどの組織においても最大の時間投資の一つですが、意味のある結果を生み出していないことが多すぎます。
調査によると、幹部は週平均23時間を会議に費やしていますが、71%がそれらの会議は非生産的だと言っています！
構造化されておらず、焦点が定まっていない会議は時間を無駄にするだけでなく、意思決定を遅らせ、生産性を低下させ、チームを苛立たせます。
その理由は：
・多すぎる状況報告
会議が全員の作業内容に関する長々としたチェックリストのように感じられるなら、それは会議ではなく、ただの報告会です。
作業レベルの変更事項の報告は、問題解決や意思決定のために設計された会議の中ではなく、都度テキストメッセージ等で行われれば十分です。
・実際の問題解決への集中の欠如
会議は議論だけでなく、行動を促進するべきです。
チームが問題を解決するよりも問題について話す時間が多いなら、あなたの会議は機能していません。
・人々が間違った問題をテーブルに持ち込む
すべての問題が経営チームレベルの問題ではありません。
会議が常に他の場所で解決できるエベルの問題によって脱線するなら、あなたは価値の高い経営チームの時間を間違った議論に無駄遣いしています。
・難しい問題を避ける会議
成長と収益性を促進する最も重要な問題は、往々にして議論するのが最も困難です。
会議が戦略、ボトルネック、重要なビジネス決定に関するシビアで難しい会話を含まないなら、あなたのチームはやるべき仕事を避けてしまっています。
・結果責任の欠如
議論を行動に変えるための直接的なプロセスがなければ、会議は同じトピックの終わりのないループになります。
効果的な会議は常に明確な次のステップと実行のための結果責任で終わるべきです。
会議が生産的かどうかを判断する方法
効果的な会議は結果を促し、チームを結束させ、障害を取り除くべきであり、参加者がなぜその会議に参加したのか疑問に思うようなものであってはなりません。
会議が本当に効果的かどうかを評価するために、これら3つの重要な質問をしてください：
1.私たちは会社を大きく前進させるためにチームを活用していますか、それともミクロな問題に足を取られていますか？
例：あなたがプロセスの根本的な問題を解決するのでなく、プロジェクトが遅れている理由について延々と話し続けているなら、あなたはミクロな問題に足を取られてしまっています。
2.他の場所で処理されるべき問題を解決していますか？私たちは他の人の責任を負っていますか？
例：経営チームが販売サイクルが長すぎる理由に取り組むのではなく、どのCRMフィールドが必要かを議論しているなら、あなたは間違った責任を負っていますことに時間を費やしています。
3.あなたが取り組むべき複雑で困難な問題を避けていますか？
例：会議中に全員が同意して頷いているが、市場ポジショニングや主要なボトルネックなどの厄介な問題が議論リストに上がらないなら、あなたはやるべき仕事を避けています。
表面的なトピックに焦点を当てることは生産的に見えるかもしれませんが、それは組織が成長を促進する大きな動きをすることを妨げています。
「時間的制約」のために困難な問題を避けることは言い訳です—チームは本当に重要なことのために時間を作るべきです。
会議が参加者にチャレンジを促さないなら、それらはおそらく正しい優先事項に対処していません。
成長を促進する効果的な会議の運営方法
高業績組織は、効果的な会議を運営するための実証済みの会議フレームワークを使っています。
それは無駄な時間を排除し、結果責任を育み、すべての会議が実際の結果を生み出すことを保証します。
それはこのように機能します：
1.プラスのエネルギーで始める
アイスブレイクをします。
個人的および仕事上の良いニュースを共有するような簡単なチェックインは、エンゲージメントを生み出し、前向きな雰囲気を生み出します。
2.主要な数字を素早く確認する
5〜15の重要な数値を追跡します。
詳細な分析はなし—オントラック（進捗通り）かオフトラック（遅れている）かだけを確認します。
何かがオフトラックなら、それは後で会議で解決すべき問題となります。
3.優先事項の一致
各リーダーの主要な90日間の目標の確認。
オフトラック？
それは解決すべき問題となります。
4.近況のアップデート
顧客と従業員に関する重要なヘッドラインのみを共有する—不必要な詳細な分析はなし。
主要な成功、課題、または今後の重要なイベントに関する簡単なお知らせ事項を交換します。
5.相互に結果責任を追う
先週のToDoをレビューします。
完了したか、してないかを簡潔に報告。
成功=毎週90%の完了率。
6.会議の大部分を問題解決に費やす
最も重要なビジネス上の課題を特定します。
症状だけでなく根本原因にまで掘り下げます。
問題を永久に解決するための実行可能なステップを設定して終わります。
7.行動と結果責任で締めくくる
ToDoと次のステップを要約します。
簡単なチェックイン：この会議は価値を提供しましたか？
会議を1〜10で評価します。
10未満の評価が出された時は次回に向けて改善します。
この構造化されたフレームワークにより、会議は集中し、行動志向で価値があるものに保たれ、議論を無駄な時間ではなく進歩に変えます。
EOS®フレームワーク：会議を成長エンジンに変える
上述の構造は、起業家のためのオペレーティングシステム（EOS®）の中核部分である10点満点ミーティング™のアジェンダです。
このフレームワークは275,000以上のビジネスが実行を改善し、実行力を得て、経営チームに集中力と結果責任を持たせ、毎週最も差し迫ったビジネス上の問題を解決することで、正確な結果を導き出すのを支援してきました。
それが機能する理由？
それは規律ある議題に従い、会議が不必要な議論やただ気晴らしに流れないようにします。
代わりに、焦点はパフォーマンスの測定、優先事項の調整、主要なビジネス課題の解決—実際にビジネスを前進させる要素—に維持されます。
10点満点ミーティング™とは何か？
ただの近況報告に流れるほとんどの会議とは異なり、10点満点ミーティング™は課題解決、結果責任、実行のために設計されています。
効果的な会議を運営するための構造化された議題には以下が含まれます：
・チェックイン（5分）：チームの結束を築くために個人的および仕事上な良いニュースを共有します。
・スコアカードレビュー（5分）：ビジネスが計画通りであることを確認するために主要な数値をレビューします。
・石のレビュー（5分）：四半期の優先事項の状況をチェックします。
・顧客/従業員のニュース（5分）：重要なクライアントまたはスタッフの更新を共有します。
・ToDoリスト（5分）：前回の会議からのTodoの完了を確認します。
・問題の特定、議論、解決（IDS）（60分）：最も差し迫った問題を優先し、対処します。
・終結（5分）：Todoを要約し、他部門や他のスタッフへの連絡事項について議論し、会議を評価します。
この構造の通りに毎週会議を行うことで、チームは明確さを得、整合性を保ち、規律を持って実行します。
10点満点ミーティング™は単なる会議のための会議ではなく—議論を行動に変え、ビジネスが実際の成長を達成することを確実にするための実証済みのシステムです。
結論：自分自身とチームに効果的な会議を運営するよう挑戦する
あなたの会議は実際の進歩を促進していますか、それともただのチェックボックスですか？
今すぐ効果的な会議を運営し始めるために10点満点ミーティング™テンプレートをダウンロードしてください！
そして、ビジネスコーチやコンサルタントの場合、クライアントの会議を改善することを支援することは、より良いビジネス結果を推進する最も影響力のある方法の一つです。
EOSインプリメンター®になることがどのようにビジネスをより良い実行と持続的な成功に向けてコーチングするためのツールを提供するかを学びましょう。