仕組み化とは？業務効率化の具体例・やり方について紹介

あなたの会社の効率化と自動化は、現在どのような状況ですか？

また、組織運営や持続可能な経営に向けて、どのようなステップを踏むことができると思いますか？

この記事では、あなたの「効率化の必要性、組織運営の問題、持続可能な経営の実現」という悩みに対処し、会社の効率化と自動化の方法について、中小企業の経営サポートを専門とし、クライアントとの経営会議を毎年500時間、累計3,000時間以上こなしてきた経営コーチ、EOS®（起業家のための経営システム）の専門が詳しく解説します。

仕組み化とは

経営仕組み化は、企業の業務を効率化し、自動化するための手法です。このプロセスでは、日々の業務を標準化し、主要な経営者が不在でも会社がスムーズに運営できるようにシステムを構築します。

経営を仕組み化する目的は、経営の安定性を確保し、企業の成長を促進することにあります。

仕組み化によって、効率的な意思決定やリソースの適切な配分が可能となり、全体としての生産性の向上を目指します。

これは、企業がより効率的に運営され、長期的な成功を達成するための鍵となります。

中小企業が経営の仕組み化を行うべき理由

それでは、中小企業が経営の仕組み化を行うべき理由について紹介します。

担当者によるアウトプットのムラを減らせる

中小企業が仕組み化を行うべき1つ目の理由は、担当者によるアウトプットのムラを減らせることです。

経営仕組み化は、社員のスキルや経験の差異によって生じる業務成果の不均一性を減らす手法です。このプロセスでは、業務を標準化し、どの担当者が行っても同じ品質の結果が得られるようにします。

これにより、業務の一貫性が保たれ、全体的な品質の維持が可能になります。このような標準化されたアプローチは、組織内での作業の効率化を促進し、全員が共通の基準で作業を進められるようにすることで、生産性の向上を図ることができます。

業務のブラックボックス化が起こりづらい

中小企業が仕組み化を行うべき2つ目の理由は、業務のブラックボックス化が起こりづらいことです。

経営仕組み化により、業務の透明性を高め、特定の個人に依存する「ブラックボックス化」を防ぐことができます。これは、業務がどのように行われているかを明確にし、誰もがそのプロセスを理解しやすくなるためです。仕組み化すると、業務手順が明確になり、社員全員がそれを共有できるようになります。

その結果、業務の効率が向上し、エラーやミスのリスクが減少します。また、社員が休暇や退職をしても、他の人が簡単に業務を引き継ぐことができるようになるため、企業全体の生産性が持続的に向上します。

個人とチームの成長を促進できる

中小企業が仕組み化を行うべき3つ目の理由は、個人とチームの成長を促進できることです。

経営仕組み化における標準化されたプロセスは、個々の社員のスキルアップとチーム全体の協調性向上に大いに貢献します。標準化により、全員が共通の基準を理解し、目標に向かって一丸となって効率的に作業を進めることが可能になります。

このような体系的なアプローチは、社員が自分の役割と貢献を明確に認識しやすくなり、チームとしての目標達成に向けて互いに協力しやすくなるため、組織全体の成果向上に繋がります。

社員が辞めても代理を立てられる

中小企業が仕組み化を行うべき4つ目の理由は、社員が辞めても代理を立てられることです。

経営仕組み化において、社員が辞めた際にも他の人材がスムーズに業務を引き継ぐことが可能になるという点は、組織の柔軟性と効率性の向上に大きく貢献します。

仕組み化されたプロセスは、業務の詳細を明確にしており、新たな人材が迅速に業務を理解し、適切に対応できるようになります。これにより、人材の変動にも柔軟に対応でき、組織運営の安定性と継続性が保たれるようになります。

経営の仕組み化を行うべき業務

続いて、経営の仕組み化を行うべき3つの業務について紹介します。

誰がやっても同じようなアウトプットが作れる業務

中小企業が仕組みかを行うべき1つ目の業務は、誰がやっても同じようなアウトプットが作れる業務です。

経営仕組み化において特定の業務を対象とすると、そのプロセスが明確で、担当者に関わらず一定の品質と結果を保証できるようになります。

仕組み化により、業務の一貫性が保たれ、同時に効率も向上します。これにより、業務を実行する際の品質のばらつきを減らし、どの従業員が担当しても同じレベルの成果を出せるようになるため、組織全体の生産性が向上するのです。

一定の基準を元に判断できる業務

中小企業が仕組みかを行うべき2つ目の業務は、一定の基準を元に判断できる業務です。

経営仕組み化では、明確な基準やガイドラインが設定された業務が対象となります。このような業務は、ルールや手順が明確であり、仕組み化することで、意思決定プロセスが迅速かつ効率的になります。

また、公平性も保たれるため、業務の質と一貫性が向上します。このプロセスを通じて、企業内での意思決定のスピードと精度が高まり、組織全体の効率性と生産性が向上するのです。

いくつかの選択肢から選んで作業できる業務

中小企業が仕組みかを行うべき3つ目の業務は、いくつかの選択肢から選んで作業できる業務です。

経営仕組み化において、選択肢が限られた業務は、そのシンプルさから仕組み化が容易であり、効率的な作業が実現可能です。このような業務では、決定すべきポイントが限定されているため、作業手順が簡素化され、作業者は明確なガイドラインに従って迅速にタスクを完了させることができます。

結果として、作業のスピードと精度が向上し、全体としての生産性が高まるのです。

中小企業で仕組み化を行う簡単な秘訣

仕組み化といっても、いきなりやるのは難しいですよね。ここでは、中小企業におすすめの仕組み化を行う簡単な秘訣について紹介します。

手順（1）業務内容を明確にする

まずは業務内容を明確にしましょう。

経営仕組み化において、業務の目的と必要なステップを明確にすることは非常に重要です。この理解により、どの業務要素が効率的に仕組み化できるかを判断することが可能になります。

業務の各ステップを明確にすることで、どの部分が標準化や自動化に適しているかを見極めることができ、結果的に全体の業務プロセスの効率化を実現できるのです。

手順（2）業務内容を言語化する

続いては、業務内容を言語化することです。

経営仕組み化において、業務を詳細に言語化し、具体的な手順や条件を書き出すことは、業務の理解を深める上で非常に重要です。このプロセスにより、業務の各ステップが明確になり、誰でもその業務を正確に実行できるようになります。

言語化された手順は、業務の効率化や品質の維持に直結し、組織全体の生産性の向上に役立ちます。

手順（3）わかりやすいマニュアルを作成する

3つ目の手順は、わかりやすいマニュアルを作成することです。

経営仕組み化において、言語化した業務内容から直感的に理解できるマニュアルを作成することは重要です。マニュアルには、ビジュアルや図解を積極的に使用し、業務プロセスを分かりやすく説明します。

このようにすることで、社員が業務を迅速かつ正確に理解し、実行できるようになります。視覚的な要素は、複雑な内容をより簡単に伝えるのに効果的です。

手順（4）定期的にメンテナンスを行う

4つ目の手順は、作った仕組みを定期的にメンテナンスすることです。

仕組み化されたマニュアルは、定期的なレビューと更新を通じて継続的に改善される必要があります。この継続的な改善プロセスにより、業務の効率と成果の効果を高めることができます。

定期的な評価は、変化する市場環境や内部の要求に応じて業務プロセスを最適化し、組織の成長と進化に合わせて調整する機会を提供します。

まとめ

この記事では、中小企業の経営の仕組み化について書きました。

仕組み化は、業務プロセスを標準化し、一貫性と効率を向上させる手法です。その理由として、担当者による成果のムラ減少、業務の透明化、個人とチームの成長促進、そして社員退職後のスムーズな業務引継ぎが挙げられます。

仕組み化に適した業務は、一定の品質が保証されるもの、基準に基づく判断が可能なもの、及び限定された選択肢からの作業です。

仕組み化を成功させる秘訣には、業務内容の明確化、言語化、マニュアル作成、そして定期的なメンテナンスが含まれます。

しかし経営の仕組み化は、社員の教育やビジョンの浸透など、経営者として非常に労力のかかるものです。もし今の会社がうまく仕組み化できていないと感じる方は、ぜひ経営システムのサポートを活用してみましょう。

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